Document And Filing Management

Document And Filing Management

Hotel JW Mariot, Jakarta | 22 Agustus 2013 |  Rp 3.900.000.- /orang

 

Keunggulan kompetitif dan efisiensi dari suatu organisasi sering terlihat dari hasil penerapan teknologi baru yang visioner yang terbukti memecahkan masalah bisnis secara umum. Terhadap dokumen perusahaan, di abad 21 saat ini, sistem dokumentasi sudah masuk pada tahapan generasi yang didukung oleh kecanggihan elektronik yang memudahkan organisasi untuk membuat dokumen, mengklasifikasinya, menyimpan rekamannya, mengambil, merevisi hingga memusnahkannya secara elektronik.

Namun demikian, masih banyak organisasi yang terjebak dengan dokumentasi oleh karena tidak adanya pengelolaan yang semestinya. Hasil mini-survey Fasilitator terhadap peserta pelatihan dan perusahaan-perusahaan yang telah mengundang untuk menerapkan sistem manajemen¸ menemukan bahwa:

1. 15% kertas kerja tidak tersimpan dengan rapi dan cenderung salah letak,
2.  30% dokumen di tempat kerja sudah obsolete,
3. 40% waktu pegawai digunakan untuk mencari dokumen yang hilang dan salah letak,
4. Pertumbuhan jumlah dokumen kerja meningkat 25% per tahun yang berarti menjadi berlipat ganda dalam 4 dalam 8 tahun berikutnya,
5.  50% dokumen dan arsip penting tidak ter-backup dengan baik, dan Organisasi menjadi chaos bila terjadi disaster (kebakaran hebat, gempa bumi, pembobolan/ perampokan dll).

Penerapan manajemen dokumen yang tepat apalagi menggunakan teknologi komputer memberikan manfaat-manfaat:

1.  Menurunkan biaya penyimpanan dokumen secara fisik, menurunkan biaya pemusnahan dokumen,
2. Pembuatan, revisi, distribusi, penyimpanan dokumen menjadi tertib dan rapi,
3. Dengan electronic document, kolaborasi menjadi lebih mudah karena siapa saja dapat melihat dokumen secara bersamaan, dimana hal ini tidak akan terjadi dengan dokumen kertas,
4. Dokumen yang terkini saja yang ada di tempat kerja, hal ini menghindari kesalahan kerja dan miskomunikasi,
5. Semua dokumen dan arsip ter-backup secara aman.

Lokakarya praktis ini memberikan kepada peserta:

1. Pemahaman dan ketrampilan pengelolaan tempat kerja (Kantor)
2. Pemahaman dan ketrampilan menerapkan 5S sebagai alat Office Organization
3. Pemahaman begitu pentingnya pengelolaan dokumen perusahaan,
4. Kemampuan membuat dokumen pengendalian dokumen (ISO 9001:2008),
5. Kemampuan mengelompokkan dan menamai dokumen
6. Ketrampilan mengendalikan dokumen dari mulai membuat, merevisi, mendistribusikan,menyimpan hingga memusnahkan dokumen sesuai dengan ISO 9001:2008
7. Ketrampilan menggunakan piranti pengelolaan dokumen elektronik (Kordil)
8. Ketrampilan menggunakan komputasi awan (cloud computing) sederhana termasuk  Office 365, Windows Skydrive, Dropbox, Slideshare.net dan Google Doc.

Agenda Lokakarya:

1. Pemahaman istilah antara lain sistem, proses, prosedur, file, dokumen vs arsip, rekaman, data, data recovery center, cloud computing, archive, dll
2. Manajemen kantor dan penerapan Seiri Seiton Seiso Seiketsu dan Shitsuke
3. Manajemen dokumen secara umum
4. Mengenal dokumen dan sifatnya dan standar pendokumentasian
5. Konversi dokumen
6. Pembuatan Master list dan menentukan masa kaji ulang, masa berlaku dan masa retensi dokumen
7. Pembuatan Pedoman Pengendalian Dokumen
8. Pengklasifikasian dan peng-indeksan dokumen
9.  Peralatan pendokumentasian fisik
10.  Komputasi awan dan bagaimana menggunakannya termasuk perbedaan antara cloudbased computing dan desktop computing,
11. Peralatan pendokumentasian elektronik dan piranti berbayar dan gratis

 

 

Fasilitas
Peserta mendapat sebuah Workshop kit berisi materi hardcopy, materi softcopy (termasuk manual generik ISO 9001:2008, Template Prosedur Pengendalian Prosedur, Prosedur Penulisan  Presedur), Bonus!: buku saku Pedoman Pembuatan SOP, piranti pendokumentasian, buku dan  alat tulis, sertifikat, lunch dan coffee-break

 

Fasilitator
Ady A Subagya
Praktisi pengelolaan sistem manajemen, berpengalaman dalam membantu organisasi menulis  ulang business process-nya, membuat standard operating procedure, instruksi kerja/metode  kerja, menerapkan ISO 9000, 14000, 28000, 31000, SMK3, OHSAS 18001. Sebelum independen,  ia bekerja pada kelompok Siemens dan Daimler Benz. Perusahaan yang telah didampingi antara lain: Energizer Indonesia, TEAC Indonesia, Berca  Hardaya Perkasa, Yamaha Indonesia, Tobu Indonesia, Kiriu Indonesia, Subur, Bridgestone  Engineering, UOB Indonesia, Bank Artha Graha, LAPAN, BPK, KPK, dan beberapa perusahaan lainnya

Persyaratan:
Peserta wajib membawa komputer dengan platform Windows (XP/7)

 

Formulir Permintaaan Informasi Lanjutan / Pra-Pendaftaran Public Training

1. INFORMATION OPTIONS
2. Judul Training(required)
3. Tanggal Training
4. Select a message type Registration Offering Letter (Permintaan Proposal Penawaran) Next Schedule Information (Jadwal selanjutnya) More Information (Informasi tambahan) Others (lain-lain) (required)
5. PERSONAL DATA
6. Your Name(required)
7. Job Title(required)
8. Company(required)
9. Company Address
10. Email(valid email required)
11. Mobile Phone(required)
12. Office Phone(required)
13. Extention No.
14. Facsimile (Fax)
15. Website
16. PRE REGISTRATION DATA (Tidak Mengikat)
17. Penanggung Jawab Training di Perusahaan
18. Email
19. Office Phone+Ext atau No. Handphone
20. Jumlah Peserta(required)
21. Nama-nama peserta
22. Payment Method Bank Transfers Submitting an Invoice Cheque or Cash on arrival ( If Possible)
23. MESSAGE FOR TRAINING PROVIDER
24. Pesan untuk penyelenggara Training
25. CC this registration / message to me
26. Isikan angka/huruf pada gambar

 

cforms contact form by delicious:days