DOCUMENT CONTROL AND DIGITAL FILING SYSTEM
Harris Hotel Tebet / Ibis Hotel Jakarta | Tuesday-Wednesday, 31 st May – 01 st June 2011 | 09.00 AM – 04.00 PM | Rp. 2.650.000,- per participant
PENGANTAR PELATIHAN :
Arsip/dokumen merupakan asset bagi setiap Perusahan. Apabila arsip/dokumen yang dimiliki oleh Perusahan kurang baik pengelolaannya, maka akan mempengaruhi tingkat reputasi dan mobilitas suatu Perusahan tersebut. Arsip/Document Control mempunyai arti yang sangat penting sebagai alat dasar manajemen, yaitu untuk menyusun rencana program (business plan), mengorganisasi, memimpin, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan. Untuk melaksanakan semua fungsi ini diperlukan data dan informasi yang up-to-date, dalam bentuk yang tepat, pada saat yang tepat dan tempat yang tepat, dengan adanya arsip/records akan dapat diketahui bermacam-macam informasi yang sudah dimiliki, sehingga dapat ditentukan sasaran yang akan dicapai.
Saat ini system filing arsip/dokumen di Perusahan pada umumnya belum dikelola dengan benar bahkan tidak dikelola dengan baik padahal dokumen adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu dijaga dan disimpan dengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Sudah tentu, dengan mempertimbangkan hal tersebut di atas, perlu dilakukan suatu upaya untuk memberikan pengetahuan tentang pengelolaan arsip/Document Control secara baik dan benar dengan menyediakan pelatihan di bidang yang dapat meningkatkan pemahaman, keterampilan dan kepedulian terhadap risiko Document Control. Pelatihan dan pelatihan di bidang kearsipan merupakan suatu solusi untuk menjawab kebutuhan tersebut, kami dari Sigma Global Consultant mengajukan Penawaran Jasa Pelatihan Document Control and Electronic Filing System yang akan dikemas dalam baik bentuk ‘Public Training’ maupun ‘In-House Corporate Training’.
Tujuan
Pelatihan ini akan memberikan dampak sangat positif bagi Perusahaan yang memiliki kuantitas dokumen yang sangat besar. Oleh karena itu, penanganan arsip yang efektif dan efisien sungguh akan membantu kelancaran usaha dalam suatu Perusahan. Dengan demikian, untuk dapat mengelola arsip/Document Control dengan benar, efektif, efisien dan akurat diperlukan sumberdaya manusia yang terampil dan benar-benar mengetahui cara pengelolaan arsip yang benar.
Secara detail, hasil yang diharapkan dari seluruh peserta pelatihan adalah pengetahuan dan pemahaman Records Corporate Management dan Electronic Filing System serta pemilihan dan penggunaan aplikasi/program Electronik Document Management System (EDMS) yang sesuai dengan kebutuhan Perusahaan, yang meliputi:Mengetahui dan memahami pentingnya Document Control sebagai sarana penunjang daya saing perusahaan:
- Mengetahui dan memahami pola penyimpanan arsip/Document Control yang efektif, cepat dan tepat serta efisiens serta modifikasinya
- Mengetahui & memahami konsep digital filing system & perangkat pendukungnya.
- Mengetahui & memahami konsep EDMS, konfigurasi dan ilustrasi prosesnya.
- Mengetahui & memahami penggunaan dari software aplikasi EDMS lengkap dengan penggunaan scanner.
Pelatihan ini sangat penting bagi :
Training ini didesign untuk para arsiparis (petugas arsip), petugas administrasi, pengolah data, sekretaris dan siapapun yang berkecimpung dalam pengelolaan dokumen di organisasi maupun perusahaan
GARIS BESAR BAHASAN :
Materi pelatihan dapat dibagi sebagai berikut:
a. Sistem Pemberkasan Dokumen Pendekatan Praktis
Tujuan:
Memberikan pengetahuan dan pemahaman mengenai Sistem Pemberkasan Dokumen (filing system) fisik secara efektif, cepat dan tepat serta efisien.
Berisi:
Pengawasan berkas terpusat dan tersebar berbasis analisis bisnis, Prinsip klasifikasi,
- Klasifikasi abjad: sistem kamus, sitem ensiklopedia dan sistem geografis, dan klasifikasi angka, sistem pemberkasan desimal, sistem pemberkasan kronologis, dan klasifikasi alfanumerik,
- Pengindeksan dan Kualitas indeks,
- Pengindeksan kata penting (KWIC and KWOC),
- Pengindeksan alfabetikal,
- Prosedur pemeliharaan berkas,
- Pengawasan berkas,
- Pengelompokan berkas,
- Disposisi,
- Pengelolaan ruang berkas, dan
- Masalah umum pemberkasan.
b. Manajemen Dokumen Elektronik
Tujuan:
Memberikan pengantar dan penjelasan cara efisien menyimpan dan mengakses dokumen elektronik/digital secara cepat, tepat dan efisien untuk informasi sehingga perusahaan dapat memenuhi kebutuhan internal atupun eksternal (klien) perusahaan.
Berisi:
- Perencanaan, survei dokumen dan informasi, Penilaian dokumen dan informasi,
- Metadata dan kebijakan,
- Strategi kontekstual,
- Pengawasan akses,
- Keamanan dan kualitas, dan preservasi informasi
c. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)
Tujuan:
Meningkatkan dan mengembangkan keterampilan manajemen arsip elektronik/ digital, sehingga dapat memberikan kontribusi bagi perusahan dalam mencapai efektifitas dan efisiensi kerja serta mengantisipasi hilangnya arsip/dokumen penting.
Berisi:
Konsep digital filing system & perangkat pendukungnya ;
- Isu Legalitas Arsip Digital
- Prosedur Alihmedia/Imaging Document
- Kategori pengenalan Scanner
Cara memilih mesin scanner Electronic Document Management System (EDMS), Konfigurasi dan Proses;
- Kategori dan komponen EDMS
- Integrasi EDMS dengan Informasi dan tempat penyimpanan
- Alat dan Media Penyimpanan (storage)
- Kompanen Biaya pada implementasi EDMS
Step by step operasional aplikasi software EDMS, menggunakan Software EDMS
- Login Admin
- Group Management
- Security Management
- User Management
- Collection
- Pengaturan Folder/tree system
- Pengaturan Database dan Folder Image
- Report Activity User
- Upload File dan Upload Otomatis
- Workflow Documents System
- Category Searching dan Full text (content) searching
Method of Training
Training ini akan menggunkan metode adult learning principles, experimental leaning, fun leaning dan workshop dimana peserta dapat secara langsung melakukan pekerjaan dibawah bimbingan pemakalah (trainer
Course Instructors
Ma’sum, SE.
Ma’sum, Lulusan Universitas Indonesia spesialis jurusan Manajemen Informasi dan Dokumen tahun 2003. Seorang trainer muda berbakat dengan specialis keilmuan dalam bidang manajemen informasi, kearsipan dan perpustakaan. Beliau membangun sebuah Manajemen Dokumen Elektronik, bernama TIF DMS, yang telah di terapkan di beberapa klien. TIF DMS merupakan software lokal yang memiliki fungsi sesuai dengan kebutuhan dan kaidah manajemen kearsipan. Beliau sering menjadi pembicara dan penulis mengenai SOP, alihmedia, electronic filing, dan aplikasi kearsipan dan perpustakaan.Beliau juga aktif dan tergabung dalam komunitas Arsiparis dan Pustakawan Indonesia dalam mengembangkan dan mensosialisasikan system kearsipan dan perpustakaan di Indonesia.
Profesionalisme:
Sekneg (Sekretariat Negara), PT Antam (Aneka Tambang), PT Exxon Mobile, PT Pfizer Indonesia, PT Semen Padang, PT Batan Technology, Kemendiknas, Pemerintahan Provinsi Gorontalo, Dinas PU Kota Bontang, KPPU (Komisi Pengawas Persaingan, Usaha), PT MUC (Multi Utama Consultindo), PT Kliring Berjangka Indonesia, Komite Aksi Solidaritas Untuk Munir (KASUM), Yayasan TIFA, Yayasan Annida Al-Islamy.
Arief Chaeruiyatmanto.
Memiliki background keahlian dan pengalaman dalam pelatihan dan anlisa project manajemen dokumen, spesialis dalam manajemen dokumen eksplorasi(minyak dan gas) atau lebih dikenal dengan ‘document control’ dan dokumen rekam medis rumah sakit’medical records’. Beliau mengembangkan proses, sistem, dan prosedur untuk mengelola, tracking, dan jadwal retensi dokumen berdasarkan kaidah dan persyaratan pemerintah dan hukum. Beliau juga memiliki dasar yang luas pengetahuan dalam manajemen dokumen digital dan terintegrasi solusi RM ( Records Management) yang sudah diimplementasikan dibeberapa klien yang di kerjakannya.
Profesionalisme:
DJKN (Direktorat Jendral Kekayaan Negara), PGN (Perusahaan Gas Negara), PT Adhi Karya, PT Adhi Mix, RS. Jantung Harapa Kita, The World bank, PT Medco Energi Indonesia Tbk, First Pasific Davies Indonesia, Swa Sembada, British Council, Lembaga Pendidikan dan Pembinaan Manajemen, Dep. Pertahanan dan Keamanan RI, dll
Venue :
Harris Hotel Tebet / Ibis Hotel Jakarta
Date :
Tuesday-Wednesday, 31 st May – 01 st June 2011 | 09.00 am – 04.00 pm
Investasi
- Rp. 2.000.000,- per participant (Group Price) Min 3 Participants
- Rp. 2.650.000,- per participant (Full Fare Price)
- Rp. 2.400.000,- per participant (Early Bird Price) Lunas 7 Hari Sebelum Training
- SPECIAL !!! Kirim 4 Peserta, Gratis Peserta Ke-5 SPECIAL !!!
- Include
- 1 Kali Makan Siang
- 2 Kali Coffee Break
- Seminar Kit
- Sertifikat
- CD Materi Presentasi Training
- Organizer Book
- Marker