E-Filing System
Implementation Of Electronic Filing With Integrated Document Management System And E-Mail Handling
Jakarta | 27 – 28 Februari 2014 | Rp 3.500.000,-
Sasaran Pelatihan E-Filing System
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
- Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
- Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan 2 metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
- Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
- Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
- Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
- Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
- Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
- Memahami implementasi electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
- Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System, lengkap dengan penggunaan scanner, printer dan kamera digital.
- Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing systemdalam organisasi.
Materi Pelatihan E-Filing System
- Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
- Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan
- Klasifikasi Jenis-Jenis Arsip/Dokumen Perusahaan
- Nilai Guna, Fungsi Dan Manfaat Arsip/Dokumen Bagi Lembaga Negara/Badan Pemerintahan Dan Perusahaan/Perorangan.
- Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
- Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan
- Regulasi terbaru Mengenai Pengolahan Dan Penyimpanan Dokumen Perusahaan.
- Prosedure Filing System.
- Langkah-Langkah Proses Filing
- Pembuatan Dan Penggunaan Filing Alfabetis
- Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Numerik
- Pembuatan Dan Penggunaan Filing Surat Geografis Dan Filing Surat Subyektif
- Pemaparan Metode Pengawasan Dan Pemindahan Arsip
- Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing
- Pembentukan & Pemeliharaan Sistim FIling
- Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records Dan Archive).
- Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen Dilakukan.
- Proses Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
- Pemaparan Undang-Undang Kearsipan Ri Mulai Dari Awal Hingga Yang Undang-Undang Yang Terakhir (dari UU No. 7 tahun 1971 sampai dengan UU Kearsipan 43 2009).
- Bagaimana mengetahui tingkat akurasi rasio kecermatan pengambilan dokumen
- Menghitung rumus ratio efektivitas manajemen dalam mengelola arsip secara menyeluruh.
- Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filiing system.
- Memahami implementasi dari document control based on ISO 9001.
- Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
- Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
- Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
- Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
- Langkah-langkah Operasional dari Electronics Imaging System automation link ke dalam Records Management System.
- Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
- Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
- Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
- Process Document Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
- Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
- Cases study / diskusi / tanya jawab.
Facilitator :
BAPAK ERAWAN SUPRIYATNA
INVESTASI E-Filing System
- Untuk Public harga normal Rp 3.500.000,-/orang
- Untuk pendaftaran minimal 3 Orang Rp 3.000.000,-/orang
- Untuk Early bird 5 hari sebelum hari H dan pembayaran dilakukan H-1 atau pada saat pelaksanaan Rp 2.850.000,-/orang