ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION

ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS METHOD BASED ON DOCUMENT REGULATION

Jakarta | 08 – 10 Januari 2018 | Rp. 5.950.000/peserta
Jakarta | 12 – 14 Februari 2018 | Rp. 5.950.000/peserta 
Jakarta | 12 – 14 Maret 2018  | Rp. 5.950.000/peserta 
Jakarta | 09 – 11 April 2018 | Rp. 5.950.000/peserta

Jadwal Training 2018 Selanjutnya …

 

 

 

TRAINING INTRODUCTION :

Arsip merupakan rekaman informasi penting yang umumnya digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan serta pengawasan kegiatan dalam suatu organisasi. Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin dapat dicapai tujuan manajemen modern yaitu perencanaan yang matang, pelaksanaan yang tepat serta pengawasan yang ketat.

Ketika pemberkasan arsip sudah makin bertambah, jika tidak dikelola dengan baik, maka pertumbuhan arsip sudah tidak bisa lagi dikendalikan.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi maka kegiatan penataan arsip harus dilakukan sesuai prinsip dan tujuan dari manajemen kearsipan, yaitu dapat menyediakan arsip dengan cepat, tepat, lengkap dan efisien.

Penataan arsip pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Ada 2 metode sistem yang dapat diterapkan dalam kegiatan penataan arsip yaitu Records Management System (RMS) dan Electronic Filing System (EFS).

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) disahkan dalam Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012.

Electronic Filing System (Sistem Penataan File secara elektronik) disahkan dalam Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan pelaksanaan dari undang-undang tersebut dijelaskan dalam Peraturan Pemerintah nomor 82 tahun 2012. Di dalam sistem ini terdapat penerapan Electronic Imaging System agar organisasi memiliki digital copy yang praktis dan tidak membutuhkan tempat fisik tertentu dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali pada saat diperlukan dengan waktu yang singkat.

Apabila ke-2 metode penataan arsip diatas dapat diterapkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan organisasi, maka dapat meningkatkan kinerja pelayanan dan efisiensi tempat penyimpanan arsip dari organisasi tersebut.

 

TRAINING OBJECTIVE :

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1. Memahami regulasi kearsipan terakhir yang sudah diberlakukan di Republik Indonesia beserta struktur perundang-undangannya.
2. Memahami pengertian Kearsipan, Arsip dinamis, Arsip aktif, Arsip inaktif, Arsip vital, Arsip static, Unit pengolah, Unit kearsipan, Jadwal Retensi Arsip, Penyusutan arsip, Pemusnahan arsip Penyerahan arsip statis, Pemeliharaan arsip, Penggunaan arsip, Pemberkasan, Retensi arsip berdasarkan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.
3. Memahami konsep model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4. Mengetahui contoh SOP Manajemen Kearsipan yang cukup lengkap.
5. Memahami konsep model records continuous model (model arsip berkelanjutan) pada sistem manajemen arsip elektronis.
6. Memahami pengertian dari konsep electronic imaging system.
7. Memahami pentingnya electronic imaging system diimplementasikan di semua organisasi.
8. Mampu membuat document digital hasil scanning yang bisa dicopy textnya (dibaca secara content).
9. Mampu menambahkan keterangan dan tanda tangan digital yang diproteksi dengan password pada document digital.
10. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
11. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System.

 

MATERI TRAINING ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS & EFS :

1. Struktur perundang-undangan yang diberlakukan di Republik Indonesia.
2. Pemaparan dari isi Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan penjelasan Peraturan Pemerintah nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang tersebut dalam pengertian secara umum sebagai berikut :

• Kearsipan,
• Arsip dinamis,
• Arsip aktif,
• Arsip inaktif,
• Arsip vital,
• Arsip statis,
• Unit pengolah,
• Unit kearsipan,
• Jadwal Retensi Arsip,
• Penyusutan arsip,
• Pemusnahan arsip
• Penyerahan arsip statis,
• Pemeliharaan arsip,
• Penggunaan arsip,
• Pemberkasan,
• Retensi arsip

3. Model siklus hidup pengelolaan arsip pada sistem manajemen kearsipan.
4. Contoh SOP Manajemen Kearsipan.
5. Model records continuous model pada sistem manajemen arsip elektronis.
6. Electronic Imaging System.
7. Pentingnya Electronic Imaging System diimplementasikan di semua organisasi.
8. Membuat digital document (OCR Scanning) dalam format .PDF Edited.
9. Menambahkan text pada digital document.
10. Memasukan digital assign yang sudah diproteksi ke dalam digital document .
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.
12. Aplikasi untuk RecordsManagement System dalam EFIDMSsoftware.
13. Aplikasi untuk ElectronicDocumentManagement System dalam EFIDMSsoftware.
14. Aplikasi untuk ElectronicImagingSystem dalam EFIDMSsoftware.
15. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level Security User Access Application.
16. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Control process.
17. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
18. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
19. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
20. Document Capture Process baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian di-convert menjadi document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
21. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMSsoftware.

 

TRAINING METHOD :

Terangkan – Tunjukkan – Lakukan

Dengan metode ini Anda akan mengenal subyek pelatihan secara lebih baik, karena langsung ditunjukkan oleh ahlinya, dan Anda akan diajak untuk langsung melakukan/ menggunakannya.

 

INSTRUCTOR : 

Erawan Supriyatna, S.Kom and Team

 

VENUE :

Jakarta (Maxone Hotel Menteng, Balairung Hotel Matraman, Sentral Hotel, Haris Tebet, Gd Muamalat Institute, Ibis Manggadua, Little Amaroossa Residence, Cosmo Amaroossa, Zodiak MT. Haryono, Grand Tjokro)

 

TRAINING DURATION :  

3 hari

 

TRAINING TIME 

1. 08 Jan 2018-10 Jan 2018
2. 12 Feb 2018-14 Feb 2018
3. 12 Mar 2018-14 Mar 2018
4. 09 Apr 2018-11 Apr 2018
5. 07 May 2018-09 May 2018
6. 25 Jun 2018-27 Jun 2018
7. 09 Jul 2018-11 Jul 2018
8. 06 Aug 2018-08 Aug 2018
9. 10 Sep 2018-12 Sep 2018
10. 08 Oct 2018-10 Oct 2018
11. 12 Nov 2018-14 Nov 2018
12. 10 Dec 2018-12 Dec 2018

 

HARGA INVESTASI/PESERTA :

1. 5.950.000/peserta (bayar penuh) atau
2. 5.750.000/peserta (early bird, yang membayar 1 minggu sebelum training) atau
3. 5.500.000/peserta (peserta bergroup yang terdiri dari 3 peserta atau lebih dari 1 perusahaan yang sama)

 

FACILITIES FOR PARTICIPANTS :

1. Modul Training
2. Flashdisk Training berisi materi training
3. Sertifikat
4. ATK: NoteBook dan Ballpoint
5. T-Shirt
6. Ransel
7. Foto Training
8. Ruang Training dengan fasilitas Full AC dan multimedia
9. Makan siang dan 2 kali coffeebreak
10. Instruktur yang Qualified

 

Formulir Permintaaan Informasi Lanjutan / Pra-Pendaftaran Public Training

1. INFORMATION OPTIONS
2. Judul Training(required)
3. Tanggal Training
4. Select a message type Registration Offering Letter (Permintaan Proposal Penawaran) Next Schedule Information (Jadwal selanjutnya) More Information (Informasi tambahan) Others (lain-lain) (required)
5. PERSONAL DATA
6. Your Name(required)
7. Job Title(required)
8. Company(required)
9. Company Address
10. Email(valid email required)
11. Mobile Phone(required)
12. Office Phone(required)
13. Extention No.
14. Facsimile (Fax)
15. Website
16. PRE REGISTRATION DATA (Tidak Mengikat)
17. Penanggung Jawab Training di Perusahaan
18. Email
19. Office Phone+Ext atau No. Handphone
20. Jumlah Peserta(required)
21. Nama-nama peserta
22. Payment Method Bank Transfers Submitting an Invoice Cheque or Cash on arrival ( If Possible)
23. MESSAGE FOR TRAINING PROVIDER
24. Pesan untuk penyelenggara Training
25. CC this registration / message to me
26. Isikan angka/huruf pada gambar

 

cforms contact form by delicious:days