ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS, EIS & EDMS METHOD

ELECTRONIC FILING IMPLEMENTATION WITH RMS, EIS & EDMS  METHOD

Estubizi Business Center, Jakarta | 24 – 25 Juni 2014 | Rp. 3.500.000,- / peserta

 

BACKGROUND

Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami konsep integrasi antara Records Management System atau Document Management System (RMS/DMS) dengan  Electronic Imaging System dan Electronic Document Management System.

Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap organisasi harusnya diimplementasikan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia nomor  43  tahun  2009 tentang Kearsipan. Agar pada prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi. Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan  dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan. Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan standar ISO 9001.

Penerapan Electronic Imaging Sytem digunakan agar organisasi dapat melakukan proses efisiensi sumber daya yang jauh lebih besar ketimbang menggunakan pengelolaan arsip dengan sistem filing yang tradisional (traditional paper filing system) dan hasilnyapun jauh lebih efektif karena file hasil scan dapat ditelusuri dan ditemukan kembali dalam suatu database pada saat diperlukan dan dalam waktu yang sangat singkat. Sehingga akan sangat memudahkan dan mempercepat pengelolaan kearsipan.

Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spreadsheet, & presentation agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi Dan Transaksi Elektronik

 

OBJECTIVES                                                                                                  

Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :

1. Memahami konsep dokumen dalam definisi  file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen.
2. Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis.
3. Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document management system.
4. Mengetahui dan memahami bagaimana membuat SOP Manajemen Kearsipan.
5. Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system.
6. Memahami implementasi dari konsep electronic document management system.
7. Memahami implementasi prosedure & prinsip-prinsip filing system.
8. Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001.
9. Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya.
10. Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System,  lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital.
11. Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi.

  

SYLLABUS TRAINING  ELECTRONIC FILING                                                                                      

1. Definisi Arsip/Dokumen Untuk Lembaga-Lembaga Negara/Badan-Badan Pemerintahan Serta Untuk Badan-Badan Swasta/Perorangan Berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI.
2. Penjelasan Istilah-Istilah Kearsipan.
3. Pembuatan Kode Klasifikasi Dan Kode Indeks Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen.
4. Faktor-Faktor Yang Umum Menjadi Kendala Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip/Dokumen Perusahaan.
5. Prosedure Filing System.
6. Langkah-Langkah Proses Filing.
7. Pemilihan Peralatan & Perlengkapan Filing.
8. Pembentukan & Pemeliharaan Sistim Filing.
9. Proses Penyusutan Umur Dokumen ( Document, Records & Archive).
10. Langkah-Langkah Sebelum Proses Pemusnahan Dokumen.
11. Pemilihan Cara-Cara Pemusnahan Dokumen.
12. Penjelasan tentang SOP Manajemen Kearsipan dan Contoh SOP-nya.
13. Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan.
14. Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filing system.
15.  Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system.
16. Aplikasi untuk Records Management System dalam EFIDMS software.
17. Aplikasi untuk Electronic Document Management System dalam EFIDMS software.
18. Aplikasi untuk Electronic Imaging System dalam EFIDMS software.
19. Langkah-langkah operasional untuk mengatur Level  Security User Access Application.
20. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk  Document Control process.
21. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Distribution process.
22. Langkah-langkah Operasional Aplikasi untuk Document Update process.
23. Melakukan Proses Document Searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode.
24. Process Document  Capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian  di-convert menjadi  document microsoft office (XP, 2003, 2007, 2010).
25. Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari aplikasi EFIDMS software.
26. Cases study / diskusi / tanya jawab.

 

AUDIENCE TARGET

      Staff atau Leader yang bertanggung jawab dalam proses filing document

 

Instructor :

ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom
Senior Praktisi di bidang IT selama 15 tahun

INVESTASI :
Rp. 3.500.000,- / peserta.

Peserta Non-Residential. Sudah termasuk Meeting Package, Training Kits, Modul Pelatihan Electronic Filing  dan Sertifikat.

Formulir Permintaaan Informasi Lanjutan / Pra-Pendaftaran Public Training

1. INFORMATION OPTIONS
2. Judul Training(required)
3. Tanggal Training
4. Select a message type Registration Offering Letter (Permintaan Proposal Penawaran) Next Schedule Information (Jadwal selanjutnya) More Information (Informasi tambahan) Others (lain-lain) (required)
5. PERSONAL DATA
6. Your Name(required)
7. Job Title(required)
8. Company(required)
9. Company Address
10. Email(valid email required)
11. Mobile Phone(required)
12. Office Phone(required)
13. Extention No.
14. Facsimile (Fax)
15. Website
16. PRE REGISTRATION DATA (Tidak Mengikat)
17. Penanggung Jawab Training di Perusahaan
18. Email
19. Office Phone+Ext atau No. Handphone
20. Jumlah Peserta(required)
21. Nama-nama peserta
22. Payment Method Bank Transfers Submitting an Invoice Cheque or Cash on arrival ( If Possible)
23. MESSAGE FOR TRAINING PROVIDER
24. Pesan untuk penyelenggara Training
25. CC this registration / message to me
26. Isikan angka/huruf pada gambar

 

cforms contact form by delicious:days