Electronic Filling System and Email Handling
Bandung | November 1-4, 2011 | IDR 8.250.000,-/ Person
COURSE OVERVIEW
Pada setiap organisasi dengan semakin berkembangnya aktifitas seiring dengan pertumbuhan jumlah dokumen dan arsip yang secara linear bahkan eksponensial dari waktu kewaktu Pertumbuhan jumlah arsip ini didominasi oleh arsip dalam bentuk kertas (hardcopy) yang disimpan seadanya pada sarana-sarana penyimpanan arsip seperti lemari , filing cabinet, rak-rak terbuka, mobile cabinet dan sebagainya. Fenomena ini hampir terjadi disebagian besar organisasi baik pemerintah maupun swasta, Jadi jika hanya mengandalkan sarana penyimpanan arsip secara tradisional maka dapat menimbulkan permasalahan yang cukup kompleks sehingga akan berdampak dengan menurunnya kualitas kinerja manajemen organisasi.
Adapun masalah-masalah tersebut sebagai berikut:
- Membengkaknya biaya penyimpanan fisik arsip (dokumen)
- Arsip (dokumen) dalam bentuk kertas dapat menurun kualitasnya bahkan dapat rusak atau robek seiring dengan pertambahan waktu
- Keamanan yang kurang terjamin, baik dari bahaya kebakaran, banjir gangguan cuaca, serangga rayap serta orang yang tidak berhak
- Banyaknya waktu dan biaya yang terbuang untuk distribusi, pengontrolan, pengarsipan dan temu kembali arsip
- Membutuhkan tempat penyimpanan yang luas dan memadai.
- Banyaknya arsip yang hilang atau salah simpan akibat kelalaian manusia.
- Kesulitan untuk melakukan akses secara bersamaan terhadap arsip.
- Banyaknya duplikasi arsip (dokumen) yang tidak perlu.
- Kesulitan membuat laporan monitoring arsip yang akurat
Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang makin pesat saat ini telah membawa dampak pada semua bidang kehidupan, termasuk didalamnya bagi perkembangan khususnya teknologi kearsipan. Salah satu dampak terbesar dari kemajuan teknologi yang dialami dibidang kearsipan adalah munculnya salah satu jenis arsip yang disebut dengan “arsip elektronik”. Arsip jenis ini melengkapi jenis-jenis arsip yang telah lama dikenal sebelumnya yaitu “arsip konvensional.
Sudah saatnya kita harus merubah paradigma bahwa jika hanya mengandalkan “arsip konvensional dengan tradisional filingnya” maka tujuan penyelenggaraan kearsipan tidak akan efektif dan efisien, karena banyaknya keterbatasan dan tidak mengikuti perkembangan teknologi terkini. Sudah merupakan suatu keniscayaan setiap organisasi mulai mengandalkan “arsip digital dengan electronic filingnya”, Namun sebelum implementasi sistem tersebut setiap organisasi harus telah mempunyai sistem kearsipan tradisional yang baik dan dijalankan dengan penuh tanggung jawab, disiplin dan konsisten
Storage & Backup
Dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang semakin pesat, dimana semua media-media penyimpanan data baik yang masih tersimpan dimedia kertas, pita kaset baik audio dan video analog dapat dikonversikan menjadi format digital dan tersimpan di media penyimpanan yang bersifat elektronik.
Disetiap organisasi modern dimana data-data yang masih sifatnya analog mulai dikonversikan menjadi data-data elektronik, disamping itu juga perkembangan data elektronik yang demikian pesat, tentunya harus disikapi secara bijak oleh setiap organisasi dengan menyiapkan suatu storage dan media penyimpanan data organisasi secara efektif dan efisien. Adapun beberapa faktor penting yang harus diperhatikan untuk menentukannya sebagai berikut:
- Capacity; Karena jumlah data digital kian lama kian meningkat, maka faktor kapasitas menjadi poin yang paling utama dalam memenuhi kebutuhan storage saat ini. Menurut sebuah survai, pertumbuhan kebutuhan kapasitas penyimpanan data pada sebuah perusahaan berkembang melampaui apa yang dinyatakan dalam hukum Moore (perkembangannya melebihi dua kali lipat dalam 18 bulan).
- Performance; Performa yang hebat juga harus diperhatikan dalam memilih dan menggunakan sistem storage data. Mengapa harus diperhatikan? Karena kecepatan dan kemampuan membaca dari perangkat storage tersebut harus seimbang dengan perkembangan yang terjadi pada perangkat yang menggunakannya . Bandwidth untuk menghantarkan data dari media storage harus sesuai dengan kecepatan proses dari komputer yang menggunakannya, harus sesuai dengan performa jaringan komunikasi data yang akan dilewatinya, dan harus sesuai dengan aplikasi yang mengaksesnya seperti misalnya aplikasi multimedia. Maka itu, performa dari sistem storage juga harus diperhatikan.
- Availability; Karena semakin besarnya ketergantungan organisasi terhadap data digitalnya, maka ketersediaan dan reliabilitas dari media penyimpanannya juga harus benar-benar diperhatikan dan ditingkatkan . Hal ini menjadi sangat penting untuk menghindari terjadinya kehilangan isi dari data dan kehilangan kesempatan mengakses data yang tersimpan di dalamnya. Maka dari itu, media storage yang memiliki availabilitas dan reliabilitas tinggi sudah barang tentu dibutuhkan untuk mencegah terjadinya kesulitan mengakses data. Selain itu, sistem storage juga harus memiliki sistem penyelamatan data ketika terjadi bencana, seperti misalnya memiliki sistem mirroring atau teknik back-up yang dapat meng-copy data yang disimpannya ke lokasi-lokasi yang berbeda.
- Scalability; Solusi penyimpanan data yang telah Anda miliki idealnya tidak hanya dapat memenuhi kebutuhan saat ini saja, melainkan dapat juga mengatasi perkembangan kebutuhan di masa yang akan datang. Sistem penyimpanan ini hendaknya dapat berkembang dengan mudah seiring dengan berkembangnya kebutuhan akan penyimpanan
- Cost; Media storage yang tentu dipasang dalam kapasitas yang sangat besar hendaknya harus juga memiliki harga yang tidak terlalu memberatkan penggunanya. Hal ini dikarenakan pengguna pasti akan terus membutuhkan media penyimpanan selama datanya masih ingin disimpan, maka itu dengan harga media penyimpanan yang murah, pengguna tidak akan lepas dari penggunaan media tersebut. Harga sistem penyimpanan yang murah sebaiknya bukan hanya dari segi perangkat kerasnya saja, namun juga termasuk murah dalam maintenance dan manajemen dari sistem storage tersebut.
Setelah data tersebut telah tersimpan secara tepat di media penyimpanan data elektronik, maka diperlukan suatu proses backup data karena tanpa dibuat backup maka investasi akan storage dan media penyimpanan akan mubazir jika terjadi suatu bencana alam, serangan rayap, dan faktor usia mekanis media. Backup data menjadi suatu keniscayaan bagi setiap organisasi modern agar penyelamatan data akan lebih cepat dan mudah jika terjadi hal-hal tersebut.
Dalam hal ini kami menyiapkan suatu solusi media storage dan backup data organisasi yang terdiri dari :
- Media Penyimpanan data menggunakan harddisk beserta aplikasinya merk Nexsan dengan berbagai model yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
- Media produksi dan distribusi data menggunakan CD dan DVD beserta aplikasinya merk Rimage dengan tipe yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
- Media Backup data menggunakan CD, Harddisk dan tape dan aplikasi backup management
Kebutuhan media storage dan backup saat ini memang tidak bisa ditunda-tunda. Semakin berkembangnya kehidupan digital organisasi, semakin penting pula teknologi media storage dan backup untuk diperhatikan . Perkembangan teknologi ini masih akan terus berlanjut, maka dari itu, jika Anda memang sangat membutuhkan media storage dan backup beserta aplikasinya, hatihatilah dalam memilih. Pilihlah media storage dan backup yang sesuai dengan karakteristik penggunaan dan kebutuhan Anda. Kami mengerti akan pentingnya data baik analog maupun elektronik bagi setiap organisasi, dan diharapkan atau tidak era digital tetap akan menjelang. Siapkah kita menyambutnya?
Traditional Filling
Setiap fungsi manajemen dalam organisasi yakni, perencanaan, produksi, keuangan, pemasaran, personalia dan sebagainya dalam melaksanakan proses kegiatannya akan menghasilkan dokumen dan arsip. Arsip tersebut perlu diberkaskan (filing) yakni mengatur, menyusun, dan menata semua jenis arsip dalam bentuk tatanan yang sistematis dan logis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat, tepat, akurat dan lengkap. Didalam skema pemberkasan (Filing), dapat digambarkan sebagai berikut :
Sistem Filing > Penyimpanan > Temu Kembali > Fisik Informasi. Berdasarkan skema tersebut bahwa fisik informasi baik yang masih berbentuk media kertas maupun media elektronik harus disimpan pada sarana penyimpanan yang tepat yang sesuai dengan jenis arsip baik dinamis aktif maupun inaktif, dan statis.
Untuk jenis arsip dinamis aktif yang disimpan secara desentralisasi pada setiap bagian atau unit kerja akan membutuhkan sarana penyimpanan yang berbeda dengan arsip dinamis inaktif yang disimpan secara sentralisasi pada Record Centre (Pusat Penyimpanan Arsip).
Begitu pula dengan arsip statis. Jadi efektifitas dan efisiensi sarana penyimpanan arsip yang digunakan akan sangat tergantung pada hal-hal tersebut, sehingga pemilihannya membutuhkan suatu pengalaman dan keahlian khusus, agar investasi organisasi tidak sia-sia belaka (mubazir). Kami memiliki pengalaman dan keahlian dalam menentukan sarana penyimpanan arsip sesuai kebutuhan organisasi anda.
OTHER SYLLABUS
Tentang Kursus Ini
Seiring dengan perkembangan teknologi dewasa ini, banyak pihak yang menggunakan media elektronik dalam pengarsipan dan pengelolaan dokumennya. Sistem pengarsipan elektronik ini biasa dikenal dengan istilah Electronic Filing System (EFS). Penggunaan sistem kearsipan elektronik (Electronic Filing System) sangat membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik secara efektif dan efisien, baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen.
Pelatihan ini akan memberikan pengetahuan dan informasi kepada peserta mengenai konsep dasar Electronic Filing and Document Management System, perangkat keras (hardware) & perangkat lunak (software) yang digunakan, perencanaan struktur arsip (file structure), proses document/data capture, sistem penamaan arsip elektronik (electronic file indexing system), pengendalian sistem pengarsipan elektronik.
Metode pelatihan
Pelatihan ini menggunakan metode interaktif, dimana peserta diperkenalkan kepada konsep, diberikan contoh aplikasinya, mendiskusikan proses yang terkait.
Who Should Attend
Secretary, Human Resources, Administration, Finance, Purchasing, Accounting
Outline
- Definisi dan jenis-jenis arsip (file).
- Konsep dasar sistem kearsipan elektronik berbasis komputer.
- Pengenalan sistem pengarsipan dengan menggunakan alat/media elektronik seperti : komputer, business software, scanner, internet, dll.
- Hardware dan software yang digunakan dalam sistem pengarsipan elektronik.
- Perancangan dan perencanaan sistem dan struktur arsip elektronik.
- Teknik dan faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam meng-capture data/dokumen menjadi data/dokumen elektronik.
- Sistem penamaan arsip elektronik.
- Sistem penyimpanan dan retensi arsip elektronik.
- Teknik pengendalian sistem pengarsipan elektronik.
Instructor
Drs. Elyus Lanin, Msi has worked with many nationwide most wellknown organizations & companies, to include Department of Foreign Affairs, PT. Jamsostek, PT. Industri Pesawat Nusantara, RCTI, Bank Indonesia, PT. Kertas Kraft Aceh, PT. Jasa Raharja, PT. Indosat Tbk, PT. Telkom Tbk, BCA, PT. Unilever, HMS Sampoerna Tbk, PT. Freeport Indonesia, PT. Pupuk Sriwijaya, PT. Timah Tbk, Pertamina, PT. Krakatau Steel, PT. Wijaya Karya, PT. Tambang Timah Bukit Asam, Garuda Indonesia, Indomobil, Bappenas, Bank Mandiri, PT. Askes and more; either as a consultant or professional trainer.
He applies his 15-plus years of management experience and expertise in human resources functional and management to delivering messages that focus on simple solutions to common, personal and organizational problems on each of his assignment. His field of expertise including structuring company’s organizational chart, job descriptions & specifications, payroll systems & models, thus it’s functional.
When it comes to motivating and training people, Mr. Lanin is a simply entertaining, energetic and effective motivational keynote trainer/speaker who has presented over 200 training classes and seminars to include Effective Decision Making, Training for Trainers, Leadership & Selling Skills and last but not least Presentation Techniques.
General Information
Certificate of Appreciation
All attendees will receive a certificate of appreciation attesting to their participant in the training. This certificate will be providing in exchange for a completed training questionnaire.
Documentation & Dress Code
- Quality training material kits will be on registration, additional papers, & handouts assignment by Our Partner.
- Note-taking by participants is encourage. However, to ensure free and open discussions, no formal records will be kept.
- Casual clothing is recommended. The training atmosphere is informal.
Facilities
- Quality training material (hardcopy and softcopy)
- Quality training kits included T-shirt or jacket, cap, ect.
- Interactive presentation with discussion
- Lunch per day
- Morning and afternoon coffee / tea breaks for along the training
- Certificate of Completion
- Exclusive flash disk.
Tuition Fee & Registration Deadline
November
- IDR 8.250.000,-/ Person, (Excluded PPN 10% and Accommodation)
- Registration and Payment deadline a weeks before training held.
Minimum Participant
This training will be conducted if we receive registration letter from 4 (Four) participants (Minimum)