GENERAL AFFAIR OFFICER DEVELOPMENT PROGRAM
Jakarta | 10 – 11 Desember 2012 | Rp 3.500.000,-/Peserta
BACKGROUND
Peran GA officer dalam organisasi umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran Sales officer dan Production Officer yang secara langsung menghasilkan profit untuk organisasi. Padahal sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA officer yang smart, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal. Karakteristik pekerjaan dari GA officer adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum.
Aspek-aspek yang dibutuhkan dalam pengembangan setiap personal yang ada dalam struktur organisasi departemen GA adalah sebagai berikut : memahami competency berdasarkan ISO 9001, mengetahui competency matrix yang harus dipenuhi oleh setiap personal GA, memahami interpersonal skill yang baik, mampu melakukan proses coaching & counseling, mengetahui effective communication, time management fundamentals, memahami lobby and negotiation, mampu melakukan coordination yang baik kepada sejumlah pihak ahli yang terkait dengan pekerjaan teknis, mengetahui continuous improvement fundamentals with 5S/R method, mengetahui check list for office and factory environment maintenance berdasarkan ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001, memahami filing system fundamentals yang baik, mampu menggunakan Word, Excel and Powerpoint baik untuk keperluan correspondence, data processing and presentation, mengetahui Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan untuk mengevalusi kinerja departemen GA. Apabila aspek-aspek tersebut sudah terbentuk, maka kinerja dari departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat memdukung tercapainya visi dan misi organisasi secara efektif dan efisien.
OBJECTIVES
Setelah mengikuti pelatihan ini peserta diharapkan mampu untuk :
1. Memahami tugas dan tanggung jawab GA officer dengan skala waktu pengerjaannya.
2. Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk GA Officer.
3. Mengetahui dan memahami program training yang dibutuhkan untuk memenuhi kompetensi secara umum dari departemen GA berdasarkan standard ISO 9001.
4. Memahami komunikasi yang efektif.
5. Memahami konsep interpersonal skill.
6. Memahami konsep coaching & counseling.
7. Memahami konsep time management.
8. Memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
9. Memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik.
10. Memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
11. Memahami penggunaan system penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor.
12. Memahami pokok-pokok continuous improvement dengan metode 5S/R.
13. Melakukan GA data processing secara efektif dan efisien dengan menggunakan Excel 2007.
14. Menggunakan sejumlah formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit ( Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) berdasarkan standar ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001.
15. Menganalisa faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas GA officer dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.
OUTLINE :
- UNDERSTANDING OF GA OFFICER CONCEPT.
- JOB INFORMATION FOR GA OFFICER.
- KEY PERFORMANCE INDICATOR FOR GA OFFICER.
- GENERIC COMPETENCIES BASED TRAINING PROGRAM FOR GA ( SUPERVISORY, STAFF AND DRIVER).
- ORGANIZATIONAL STRUCTURE OF GA DEPARTMENT.
- INTERPERSONAL SKILL FUNDAMENTALS.
- COACHING AND COUNSELING SKILL FUNDAMENTALS.
- TIME MANAGEMENT FUNDAMENTALS.
- EFFECTIVE COMMUNICATION FUNDAMENTALS.
- COORDINATION SKILL FUNDAMENTALS
- LOBBY SKILL FUNDAMENTALS
- NEGOTIATION SKILL FUNDAMENTALS
- CONTINUOUS IMPROVEMENT FUNDAMENTALS WITH 5S/R METHOD
- FILLING SYSTEM FUNDAMENTALS.
- DESIGN AND LAYOUT OFFICE ROOM.
- DESIGN LIGHTING SYSTEM IN THE OFFICE ROOM AND OUT OFFICE ROOM.
- GA DATA PROCESSING WITH EXCEL 2007.
- CHECK SHEET FORM AS A GUIDE THE GENERAL STANDARDIZATION OF SERVICE QUALITY FOR INTERNAL AND EXTERNAL AUDIT (LOBBY, OFFICE, CANTEEN, TOILET AND GREEN OFFICE) BASED EMS STANDARD ISO 14001 AND OHSAS 18001.
- GENERAL AFFAIR PROBLEM SOLVING.
AUDIENCE TARGET
Staff and Supervisor or Leader
TRAINING METHOD :
1.Lecturing.
2.Ice Breaking.
3.Case Study and Discussion.
4.Presentation Results Discussion.
5.Role Play and Simulation.
6.Training Movies.
JADWAL & LOKASI PELATIHAN :
- Jadwal : Jakarta, 10 – 11 Desember 2012
- Pkl. 09.00 – 16.30 WIB
- Lokasi : Hotel Harris, Jakarta
INVESTASI :
– Rp 3.500.000,-/Peserta
FASILITAS PELATIHAN :
Setiap peserta akan memperoleh ‘Certificate of Accomplishment’Gandaan Materi baik hardcopy (makalah) maupun softcopy (CD Materi), dan konsumsi (makan siang dan 2xmeals).
PEMBICARA :
ERAWAN SUPRIATNA, S. Kom
Praktisi & trainer yang mempunyai pengalaman lebih dari 15 tahun menjadi instructor / trainer di beberapa lembaga pelatihan swasta, instansi pemerintah / swasta di Jakarta, mulai tahun 1992 – 2003, antara lain di PT. Asiana IMI Industries, Tbk., PT. COMBIPHAR, di PT. LG Philips Display Devices Indonesia, PT. LG Electronics Indonesia, PT. LG Innotek Indonesia dan PT. Harita Prima Abadi Mineral (Mining Company). Pernah menjabat sebagai Manager Training & Development di perusahaan swasta dan perusahaan jasa konsultan. Jabatan terakhir adalah sebagai Direktur Training & Development di perusahaan swasta IT training and consulting. Sekarang beliau menjadi Trainer dan consultant di beberapa perusahaan provider training and consulting.
Beliau termasuk dalam tim konsultan database analysis dan pengembangan software database management system. Aktif di dalam proyek-proyek pelatihan database analysis, baik di instansi pemerintah, swasta, organisasi perbankan dan asuransi.
Selain tema pelatihan tersebut di atas, beliau juga memberikan pelatihan IT sebagai berikut : IT Infastructure Library (ITIL v3.1), Amazing Presentation for Powerful Presentation with PowerPoint 2010, Best Practices Implementation of Word 2007 for Business, Excellent Automation Process with Visual Basic Application Excel2007, Implementation of Electronics Filing & Document Management System, Implementation of Financial Accounting Information System, Implementation of Payroll Administration Information System, Mastering Excel 2007 Beyond For Data Processing Automation, Powerful Data Analysis and Dashboard Summary Report with Excel2007, RDBMS Application Development with Access 2007, Control Object for IT (COBIT v.4.1), Managing of Information Technology Investment.