Effective Office Management With Kaizen 5S & Filing System

Effective Office Management With Kaizen 5S & Filing System

Jakarta | 26 – 27 Januari 2015 | Rp 4.000.000,-
Jakarta | 12 – 13 Maret 2015 | Rp 4.000.000,-

Manajemen perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya sampai pemusnahan data atau peralatan yang tidak dibutuhkan lagi.

Dalam modern office with 5S ini, akan dipelajari konsep efektifitas dan efisiensi sebuah kantor agar semua dapat berjalan dengan baik dan maksimal dengan menggunakan metode 5S dalam penataan dokumen perusahaan, dan juga akan banyak dipelajari mengenai pengelolaan arsip (filing system) secara integrasi dan efektif.

Agenda Training Office Management With Kaizen 5S & Filing System

1. Tantangan Dalam Office Managemnet.

 Membahas suasana kantor dengan gaya yang dimiliki Barat dan Timur.
 Tantangan yang dihadapi dengan regulasi yang ada di Indonesia.
 Tujuan dari Penataan Ruang Kantor.

2. Pengelolaan Tata Ruang, Management Kantor dan Filing dengan 5S.

 Membahas konsep 5S dan bagaimana konsep 5S tersebut bekerja.
 Memahami makna 5S :Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik), Shitsuke (Rawat) dan Seiketsu (Rajin), sebagai dasar dalam office management.
 Studi kasus sebagai identifikasi tingkat pemahaman dalam 5S.

3. Bagaimana Cara Mengelola Kearsipan Kantor dan Inventaris Kantor.

 Membahas tentang pengertian dari arsip dan dokumen perusahaan.
 Segala bentuk permasalahan yang sering ditemui dalam penataan arsip.
 Pengelolaan arsip dengan melihat kepada : bagaimana dokumen tersebut dibuat, siapa saja yang membutuhkan dokumen tersebut dan bagaimana cara penyimpanan dari dokumen tersebut.
 Membahas bagaimana pemeliharaan dan penyimpanan dari dokumen perusahaan tersebut sesuai dengan kepentingannya.
 Membahas 6 teknik perbaikan sistem dalam pengarsipan.

4. Sekilas Tentang Penerapan E-Filing & Dokument Management.

 Membahas tentang konsep dalam sistem management dokument dan bagaimana langkah-langkah yang dilakukan untuk melakukan akuisisi terhadap dokumen tersebut menjadi dokumen digital.
 Keunggulan dan kemudahan yang dapat diperoleh dengan menggunakan E-Filing & Dokument Management.
 Pengenalan terhadap sofware untuk administrasi perkantoran.
 Pengenalan terhadap aplikasi otomatisasi & teknologi informasi dalam administrasi perkantoran.

5. Pentingnya Standar Operating Procedure (SOP) Dalam Pengelolaan Dokumen Perusahaan.

 Pemahaman terhadap pentingnya SOP untuk kelancaran, perbaikan dan peningkatan kinerja dalam perusahaan.
 SOP sebagai perbaikan proses dalam perusahaan (lebih ringkas, cepat, lengkap)
 Studi kasus terhadap perbaikan proses dengan menggunakan metode Affinity Diagram.

6. Time Management & Pengaturan Jadwal Aktifitas di kantor

 Nilai waktu dan pentingnya pengelolaan waktu yang efektif
 Teknik manajemen waktu : skala prioritas, delegasi, dan asertif
 Identifikasi penyebab waktu terbuang percuma dan antisipasinya
 Mengelola rapat secara efektif dan membuat notulen yang baik

7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

 Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
 Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
 Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
 Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

 Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
 Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
 Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:

(1) pembuatan tim,
(2) Rencana gemba Kaizen
(3) Rencana Implementasi
(4) Rencana pembudayaan.

Keterangan:

5S = Seiri, Seiton, Seiso, Shitsuke, Seiketsu atau Bahasa Indonesia
5F = Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin

Fasilitator :

Natar Adri

Beliau berpengalaman di bidang Corporate Planning, Finance & Accounting, serta Office & Warehouse Management pada suatu group perusahaan terkemuka di Indonesia. Selain itu sebagai konsultan beliau telah berpengalaman menjalankan Consulting & Training, serta Marketing Support pada klien-kliennya. Beliau berpengalaman dalam pembuatan Master Plan & Business Plan, salah satunya ialah proyek promosi pariwisata untuk kawasan Sabang, di Nanggroe Aceh Darussalam, serta juga menguasai model implementasi 5S System dan Production Management.

Formulir Permintaaan Informasi Lanjutan / Pra-Pendaftaran Public Training

1. INFORMATION OPTIONS
2. Judul Training(required)
3. Tanggal Training
4. Select a message type Registration Offering Letter (Permintaan Proposal Penawaran) Next Schedule Information (Jadwal selanjutnya) More Information (Informasi tambahan) Others (lain-lain) (required)
5. PERSONAL DATA
6. Your Name(required)
7. Job Title(required)
8. Company(required)
9. Company Address
10. Email(valid email required)
11. Mobile Phone(required)
12. Office Phone(required)
13. Extention No.
14. Facsimile (Fax)
15. Website
16. PRE REGISTRATION DATA (Tidak Mengikat)
17. Penanggung Jawab Training di Perusahaan
18. Email
19. Office Phone+Ext atau No. Handphone
20. Jumlah Peserta(required)
21. Nama-nama peserta
22. Payment Method Bank Transfers Submitting an Invoice Cheque or Cash on arrival ( If Possible)
23. MESSAGE FOR TRAINING PROVIDER
24. Pesan untuk penyelenggara Training
25. CC this registration / message to me
26. Isikan angka/huruf pada gambar

 

cforms contact form by delicious:days