Manajemen Kearsipan with Filing System – ALMOST RUNNING

Manajemen Kearsipan with Filing System

Hotel Horison Ultima Riss, Yogyakarta | 09 – 11 November 2016 | Rp. 6.000.000,-

 

 

DESKRIPSI

Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi.

Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman.

Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja.

 

MATERI

1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
   • Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
   • Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
   • Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
   • Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5S (5R)
   • Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
   • Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat).
   • Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
   • Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
   • Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
   • Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
   • Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
   • Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan
   • Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
4. SESI 4 : Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
   • Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
   • Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
   • Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.
5. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
   • Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
   • Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
   • Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
   • Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
   • Sistem indeks dan abjad dalam filing.
6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
   • Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
   • Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
   • “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
   • Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
   • Peringkat kinerja dan service level.
   • Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
   • Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
   • Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
   • Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
   • Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing,
   • Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
   • Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
   • Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)

 

INSTRUKTUR

Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S. Kom, MM and Team

 

METODE

Kegiatan pelatihan dirancang agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang disampaikan, sehingga dapat dimplementasikan secara aplikatif dalam dunia kerja. Adapun metode yang digunakan adalah:

1. Presentation
2. Discuss
3. Case Study
4. Evaluation

 

PESERTA

Pelatihan ini sangat tepat diikuti oleh Orang yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, dan semua karyawan yang menangani arsip.

 

WAKTU & TEMPAT

• 9 – 11 November 2016
•  Hotel Horison Ultima Riss Yogyakarta
•  Pukul 08.30 – 16.00 WIB
•  Request for Training Venue: Semarang, Solo, Bandung, Jakarta, Balikpapan, Surabaya, Jogja, Lombok, Malang, Makassar and Batam

In House Training Depend on request

 

INVESTASI

• Course Fee : Rp. 6.000.000,-/participant (non residential)
• Special Price : Rp. 5.500.000,-/participant (non residensial) Min. 3 Peserta dari perusahaan yang sama

 

FASILITAS

1. Training Hand Out
2. Digital Material
3. Certificate
4. Exclusive Souvenir
5. Qualified Bag
6. Training Photo
7. Training room with full AC facilities and multimedia
8. Once lunch and twice coffee break every day of training
9. Qualified Instructor

 

Formulir Permintaaan Informasi Lanjutan / Pra-Pendaftaran Public Training

1. INFORMATION OPTIONS
2. Judul Training(required)
3. Tanggal Training
4. Select a message type Registration Offering Letter (Permintaan Proposal Penawaran) Next Schedule Information (Jadwal selanjutnya) More Information (Informasi tambahan) Others (lain-lain) (required)
5. PERSONAL DATA
6. Your Name(required)
7. Job Title(required)
8. Company(required)
9. Company Address
10. Email(valid email required)
11. Mobile Phone(required)
12. Office Phone(required)
13. Extention No.
14. Facsimile (Fax)
15. Website
16. PRE REGISTRATION DATA (Tidak Mengikat)
17. Penanggung Jawab Training di Perusahaan
18. Email
19. Office Phone+Ext atau No. Handphone
20. Jumlah Peserta(required)
21. Nama-nama peserta
22. Payment Method Bank Transfers Submitting an Invoice Cheque or Cash on arrival ( If Possible)
23. MESSAGE FOR TRAINING PROVIDER
24. Pesan untuk penyelenggara Training
25. CC this registration / message to me
26. Isikan angka/huruf pada gambar

 

cforms contact form by delicious:days