TATA KELOLA KANTOR, DOKUMEN, SURAT, & INVENTARIS PERUSAHAAN
Hotel Ibis, Malioboro, Yogyakarta | 13 -15 Juli 2011 | Rp 5.500.000,-
Deskripsi
Dengan semakin meningkatnya penggunaan pesawat uap di industri, akan berdampak pula kepada peningkatan resiko bahaya, oleh karena itu perlu dilakukan penanganan secara aman, efektif, efisien dan menyeluruh melalui pengoperasioan dan pemeriksaan dan pengujian teknis keselamatan dan kesehatan kerja. Hal ini bersadarkan Undang-Undang No. 1 tahun 1970 tentang keselamatan kerja dan Undang-Undang Uap tahun 1930 ( Stoom Ordonnantie ).
Semua hal diatas hanya dpat dilakukan oleh SDM yang cakap, kompeten dan menguasahi secara baik pengoperasian boiler. Sesuai dengan Peraturan yang berlaku, SDM yang mengoperasikan boiler harus mempunyai pengalaman dan surat ijin operasi untuk mengoperasikan boiler.
Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pengetahuan dan ketrampilan dalam teknik pengoperasian pesawat uap secara aman, benar dan sesuai dengan peraturan perundangan di bidang Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) yang berlaku.
Materi
1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern
- Keunggulan bersaing di era informasi dan design.
- Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia.
- Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas.
- Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya.
2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor & Filing Berdasarkan 5 S (5 R)
- Membahas tentang konsep 5 S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja.
- Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
- Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)
3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
4 Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan Usual-Business documents.
- Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip.
- Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan Tujuan penyimpanan arsip.
- Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
- Kewenangan sekretaris / pengelola arsip, dan Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat RAHASIA
5. Sistem Korespondensi & Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
- Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya.
- Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan.
- Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya.
6. Aspek Strategis dan Trend Ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management
- Trend terbaru: electronic filing dan document management dalam bisnis.
- Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management pada:
- Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip.
- Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital.
- Sistem indeks dan abjad dalam filing.
7. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
- Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya.
- Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih : hirarki, beda pendekatan = beda istilah.
- “Motivasi” & Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
- Perbaikan proses (lebih ringkas / cepat / lengkap).
- Peringkat kinerja dan service level.
- Tehnik Melibatkan banyak stakeholder.
- Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
8. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru
- Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma).
- Merubah habit atas SOP: studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk.
- Diskusi kelompok tentang bentuk ACTION PLAN yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing
- Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya
9. Latihan Pembuatan dan Finalisasi rencana kerja pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan
- Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja.
- Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner & office)
- Latihan Final dan presentasi kelompok membuat rencana kerja:
(1) pembuatan tim,
(2) Rencana gemba Kaizen
(3) Rencana Implementasi
(4) Rencana pembudayaan.
Instructor
MC Maryati MM
Peserta
Para pengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, maupun sekretaris, dan siapa saja yang ingin ahli dibidang ini.
Metode
Pelatihan ini menggunakan metode interaktif, dimana peserta dikenalkan kepada konsep, diberikan contoh aplikasinya, berlatih menggunakan konsep, mendiskusikan proses dan hasil latihan.
Duration:
3 days training
Time:
13 -15 Juli 2011
Venue:
Hotel Ibis, Malioboro, Yogyakarta
Course fee:
- Training Fee: Rp. 5.500.000,- / peserta (non residensial)
- Special Rate: Rp. 5.000.000,-/peserta (non residensial) untuk pengiriman minimal 2 orang peserta dari perusahaan yang sama.